Nhân viên, nhà thầu hoặc người phụ thuộc hiện tại hoặc trước đây của Shell

Thông báo này quy định những dữ liệu cá nhân nào chúng tôi thu thập, cho mục đích gì và các quyền của bạn trong khía cạnh này.

Thông báo về quyền riêng tư này bao gồm những thông tin nào?

Mỗi cá nhân trong tập đoàn Shell (‘Shell’ hoặc ‘chúng tôi’) chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhau cũng như của khách hàng, đối tác kinh doanh và nhà cung ứng của chúng tôi.

Thông báo về quyền riêng tư này cung cấp thông tin về dữ liệu cá nhân do Shell xử lý liên quan đến những người hiện là hoặc đã là nhân viên, thực tập sinh hay nhà thầu riêng lẻ cũng như người phụ thuộc của nhân viên Shell ("Nhân viên Shell").

Đối với khách hàng cá nhân bán lẻ, thành viên của chương trình khách hàng thân thiết của Shell, khách truy cập các trang web của Shell hoặc người dùng ứng dụng của Shell, vui lòng tham khảo Thông báo về Quyền riêng tư - B2C tại https://www.shell.com.vn/privacy/b2c-notice.html.

Đối với các cá nhân xin làm việc cho Shell, hoặc tham gia sự kiện tuyển dụng hoặc thực hiện đánh giá cho Shell, vui lòng tham khảo Thông báo về Quyền riêng tư - Tuyển dụng của Tập đoàn Shell tại https://www.shell.com.vn/privacy/job-applicant-notice.html.

Các thông báo này cũng có trên các trang web của Shell tại nhiều địa điểm khác nhau mà chúng tôi hoạt động, bằng các ngôn ngữ địa phương và để phản ánh các yêu cầu địa phương nếu thích hợp.

Cũng như Thông báo về Quyền riêng tư này, các thông báo trước về quyền riêng tư và các tuyên bố bổ sung về quyền riêng tư có thể có thêm thông tin về cách chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn liên quan đến các quy trình Nhân Sự cụ thể (chẳng hạn như các chương trình Open Resourcing, OneHealth IT và International Mobility). Trong những trường hợp đó, từng thông báo về quyền riêng tư sẽ được thông báo riêng cho bạn. Các thông báo về quyền riêng tư này có thể thay đổi giữa các quốc gia mà chúng tôi hoạt động để phản ánh thực tiễn địa phương và các yêu cầu luật pháp hiện hành.

Thông báo về quyền riêng tư này giải thích về những dữ liệu cá nhân nào được xử lý về bạn, tại sao chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn và nhằm mục đích gì, khoảng thời gian mà chúng tôi lưu giữ dữ liệu cá nhân của bạn, cách truy cập và cập nhật dữ liệu cá nhân của bạn, cũng như các lựa chọn mà bạn có về các dữ liệu cá nhân của mình và nơi cần liên lạc để tìm hiểu thêm thông tin.

Các nhóm dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập về bạn.

Chúng tôi xử lý những dữ liệu cá nhân nào về bạn? Thu thập thông tin

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân cần thiết để quản lý mối quan hệ việc làm, tuyển dụng nhà thầu và nhân viên thực tập và cung cấp phúc lợi cho những người phụ thuộc nhất định của nhân viên Shell.

Điều này bao gồm thông tin liên lạc nhà ở cá nhân, ngày sinh, tình trạng hôn nhân, thông tin về bảng lương và tài khoản ngân hàng, thông tin tiền lương và phúc lợi bao gồm thông tin về người thụ hưởng, liên lạc khẩn cấp, thông tin về hiệu quả làm việc, thông tin cần thiết để đảm bảo bạn có quyền làm việc tại quốc gia/các quốc gia bạn đang tham gia, cũng như bất kỳ thông tin nào khác cần thiết để quản lý mối quan hệ công việc, để tuyển dụng nhà thầu và để cung cấp phúc lợi cho người phụ thuộc nhất định của nhân viên Shell (như những người phụ thuộc đi cùng nhân viên Shell khi họ được phân công công việc ở nước ngoài).

Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Chúng tôi cũng xử lý một số nhóm đặc biệt về dữ liệu cá nhân (“dữ liệu cá nhân nhạy cảm“) chẳng hạn như dữ liệu liên quan đến sức khỏe cá nhân, nguồn gốc chủng tộc hoặc dân tộc, tín ngưỡng tôn giáo hoặc triết học, khuynh hướng tình dục, quan điểm chính trị và tư cách thành viên công đoàn. Chúng tôi sẽ chỉ xử lý dữ liệu cá nhân đó khi cần thiết cho mục đích tuân thủ các luật về lao động và an sinh xã hội, để thiết lập, thực hiện hoặc bảo vệ khiếu nại hoặc khi cần thiết cho mục đích cung cấp tư vấn và hỗ trợ về y tế nghề nghiệp, để bảo vệ các lợi ích quan trọng của một cá nhân (như trong trường hợp khẩn cấp), khi cần thiết vì lý do sức khỏe cộng đồng hoặc khi cá nhân đã đưa ra sự đồng ý rõ ràng của họ.

Chúng tôi sẽ chỉ xử lý dữ liệu cá nhân của bạn nếu chúng tôi có cơ sở hợp pháp để thực hiện việc đó.

Tại sao chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn?

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn:

• để đáp ứng các nghĩa vụ của chúng tôi về tuân thủ luật pháp và quy định của địa phương;
• vì các lợi ích kinh doanh hợp pháp (ví dụ như quản lý hiệu suất để đảm bảo chúng tôi có nhân viên đạt trình độ và năng lực hoặc cho những mục đích về sức khỏe, an toàn và an ninh để đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập vào một số trang web hoặc tài sản, kiện tụng và bảo vệ khiếu nại); hoặc
• khi chúng tôi có sự đồng ý rõ ràng của bạn.

Xin lưu ý rằng theo nguyên tắc chung, Shell không yêu cầu hoặc dựa vào sự đồng ý của Nhân viên Shell để xử lý dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, có những trường hợp hạn chế khi cần có sự đồng ý, chẳng hạn như nếu luật pháp hiện hành của địa phương yêu cầu.

Dữ liệu cá nhân yêu cầu từ Nhân viên Shell là yêu cầu tối thiểu để đáp ứng các yêu cầu pháp lý và/hoặc hợp đồng và tạo cơ hội tham gia các chương trình hoặc để cung cấp phúc lợi. Việc không cung cấp thông tin theo yêu cầu của chúng tôi có thể có ảnh hưởng xấu đến khả năng duy trì công việc, thực tập hoặc tham gia với tư cách là nhà thầu hoặc tham gia chương trình hoặc nhận phúc lợi.

Trong những trường hợp mà việc xử lý dữ liệu dựa trên sự đồng ý, và tuân theo luật pháp hiện hành của địa phương mà luật này có quy định khác, bạn có quyền hủy bỏ quyết định đồng ý vào bất kỳ lúc nào. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của việc xử lý trước khi rút lại sự đồng ý. Tuy nhiên việc rút lại sự đồng ý có thể ảnh hưởng đến khả năng bạn được làm việc hoặc được tuyển dụng hoặc tham gia chương trình hoặc nhận phúc lợi.

Mục đích chúng tôi xử lý dữ liệu các nhân của bạn

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn nhằm mục đích gì?

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân được nêu trong Thông báo về Quyền riêng tư này cho những mục đích sau:

• Nhân Sự, quản lý nhân sự, thực hiện quy trình kinh doanh, quản lý nội bộ, báo cáo quản lý, phân tích và phát triển tổ chức - bao gồm việc lập kế hoạch, quản trị, bồi thường, quản lý hiệu suất về ngân sách, tài chính và tổ chức;
• Sức khỏe, an toàn và an ninh - bao gồm bảo vệ tính mạng hoặc sức khỏe của Nhân viên Shell, sức khỏe và an toàn nghề nghiệp, bảo vệ tài sản của Shell cũng như xác thực tình trạng Nhân viên Shell và các quyền tiếp cận; hoặc
• Tuân thủ về mặt pháp lý và/hoặc quy định - bao gồm tuân thủ các yêu cầu pháp lý hoặc quy định.

Chúng tôi cũng có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho mục đích thứ cấp khi mục đích đó có liên quan chặt chẽ, chẳng hạn:

• lưu trữ, xóa hoặc ẩn danh dữ liệu cá nhân của bạn;
• ngăn chặn gian lận, kiểm tra, điều tra, giải quyết tranh chấp hoặc các mục đích bảo hiểm, kiện tụng và biện hộ trước các khiếu nại; hoặc
• nghiên cứu về thống kê, lịch sử hoặc khoa học.

Theo dõi

Mọi hoạt động trên thiết bị của Shell IT và/hoặc khi kết nối với mạng lưới Shell IT có thể được theo dõi nhằm mục đích kinh doanh hợp pháp.

Tất cả Nhân viên Shell đều có thẻ ra vào, cho phép Shell ghi chép ngày, giờ và điểm tiếp cận của cá nhân trong cơ sở và tài sản của Shell. Dữ liệu từ các hệ thống tiếp cận và an ninh được sử dụng:

• vì mục đích sức khỏe, an toàn và an ninh, để ngăn chặn gian lận và đặc biệt là bảo vệ tài sản Shell, Nhân viên Shell và khách đến thăm cơ sở của Shell;
• để tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định, cụ thể khi có yêu cầu pháp lý địa phương để cung cấp thông tin cho chính phủ/các cơ quan quản lý;
• để theo dõi (trên cơ sở tổng hợp) số lượng cá nhân vào và làm việc trong một cơ sở của Shell để lập kế hoạch về nhân sự và bất động sản; và
• trong trường hợp chỉ có các nhà thầu (không phải nhân viên của Shell), ngày giờ họ ra vào cơ sở của Shell được sử dụng cho mục đích quản lý và kiểm soát tài chính.

Hầu hết các cơ sở và tài sản của chúng tôi được trang bị với camera giám sát (CCTV). Nếu sử dụng camera giám sát, họ sẽ được nhận biết. Camera giám sát được sử dụng để theo dõi sức khỏe, an toàn và an ninh nhất là để bảo vệ tài sản Shell, nhân viên Shell và khách ra vào cơ sở Shell. Mọi hình ảnh được xóa thường xuyên trừ khi có sự cố về sức khỏe, an toàn hoặc an ninh, hoạt động tội phạm thực tế hoặc đáng ngờ, trong trường hợp đó những hình ảnh này có thể được các nhóm điều tra nội bộ Shell và bên ngoài xem xét nếu cơ quan thi hành pháp luật hoặc cơ quan chính quyền khác yêu cầu hoặc cho phép.

Kiểm tra

Nhằm tuân theo các nghĩa vụ pháp lý và quy định, bảo vệ tài sản và nhân viên/nhà thầu của Shell và đặc biệt là đảm bảo rằng Shell có thể tuân theo luật pháp về quản lý giao dịch, chống rửa tiền và/hoặc hối lộ và tham nhũng và các yêu cầu quy định khác, chúng tôi tiến hành kiểm tra định kỳ mọi nhân viên và nhà thầu. Việc kiểm tra này được thực hiện theo danh sách các biện pháp chế tài công khai hoặc do chính phủ ban hành và được so sánh với thông tin về bạn mà Shell lưu giữ (ví dụ như từ sổ đăng ký về Xung đột Lợi ích – xem ở đây để biết thêm thông tin).

Bất kỳ dữ liệu cá nhân nào được thu thập qua quy trình kiểm tra sẽ không liên quan đến việc lâp hồ sơ hoặc ra quyết định tự động về sự phù hợp để tiếp tục làm việc, thực tập hoặc tham gia với tư cách là nhà thầu.

Ai chịu trách nhiệm về các dữ liệu cá nhân được thu thập?

Công ty Shell Việt Nam Trách nhiệm Hữu hạn, có địa chỉ văn phòng là Tầng 7, 39 Đường Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam sẽ chịu trách nhiệm về việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn (bao gồm dữ liệu của những người phụ thuộc), cùng với các công ty liên kết của mình trong các công ty của tập đoàn Shell.

Trong trường hợp nhà thầu riêng lẻ, công ty trong Tập đoàn Shell mà đã ký hợp đồng sử dụng dịch vụ của bạn một mình hoặc cùng với các công ty liên kết trong các công ty của tập đoàn Shell và công ty/đại lý ký hợp đồng/tuyển dụng bên ngoài của bạn.

Chúng tôi chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với ai?

Chúng tôi sẽ chia sẻ dữ liệu cá nhân với ai?

Dữ liệu cá nhân của bạn chỉ được xử lý riêng cho các mục đích nói trên và sẽ chỉ được chia sẻ trên cơ sở cần phải biết với:

• Các công ty khác trong các công ty của tập đoàn Shell, bao gồm cả những công ty mà có thể nằm ngoài địa điểm của bạn;
• Các đại lý được ủy quyền của bên thứ ba, nhà cung cấp dịch vụ, kiểm toán viên độc lập và/hoặc nhà thầu phụ của Shell; và
• Cơ quan công quyền, chính phủ, cơ quan quản lý hoặc cơ quan tài chính có thẩm quyền khi cần tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định mà công ty/các công ty Shell có liên quan phải tuân theo hoặc được cho phép bởi luật hiện hành; hoặc
• Bất cứ người nào mà Shell đề xuất chuyển giao bất kỳ quyền và/hoặc nghĩa vụ nào của mình.

Dữ liệu cá nhân của bạn có thể được chuyển ra bên ngoài quốc gia của bạn, tuân theo các biện pháp bảo vệ thích hợp.

Chuyển dữ liệu cá nhân của bạn đến các quốc gia khác

Nếu dữ liệu cá nhân của bạn được chuyển đến các công ty trong tập đoàn Shell và/hoặc các bên thứ ba được ủy quyền nằm ngoài quốc gia của bạn, chúng tôi áp dụng các biện pháp về mặt tổ chức, hợp đồng và pháp lý để đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của bạn chỉ được xử lý riêng cho các mục đích nói trên và các mức bảo vệ thích hợp đã được áp dụng để bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn. Các biện pháp này bao gồm Quy tắc Ràng buộc của Doanh nghiệp về việc chuyển dữ liệu trong tập đoàn Shell và đối với các công ty Shell tại EU, Ủy Ban Châu Âu đã phê duyệt cơ chế chuyển dữ liệu đến các bên thứ ba cũng như mọi yêu cầu pháp lý bổ sung của địa phương. Bạn có thể tìm thấy bản sao của Quy tắc Ràng buộc của Doanh nghiệp của Shell tại https://www.shell.com.vn/privacy.html hoặc bằng cách liên hệ với privacy-office-SI@shell.com.

Shell cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn.

Bảo mật dữ liệu cá nhân của bạn

Chúng tôi đã triển khai công nghệ và các chính sách nhằm mục tiêu bảo vệ quyền riêng tư của bạn không bị truy cập trái phép và sử dụng không đúng cách và sẽ cập nhật những biện pháp này khi có công nghệ mới, nếu thích hợp.

Shell chỉ lưu giữ dữ liệu cá nhân của bạn trong một khoảng thời gian xác định.

Chúng tôi lưu giữ dữ liệu cá nhân của bạn trong bao lâu?

Mọi thông tin, bao gồm dữ liệu cá nhân được quản lý phù hợp với các tiêu chuẩn của tập đoàn Shell về Thông tin và Quản lý Hồ sơ và được xóa bỏ an toàn khi không còn yêu cầu vì mục đích kinh doanh hợp pháp hoặc vì mục đích pháp lý/quy định.

Với một số ngoại lệ bắt buộc phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý của địa phương:

• Thông tin chứa trong hồ sơ nhân sự được lưu giữ không quá 10 năm sau khi việc làm của bạn đã chấm dứt;
• thông tin liên quan đến trợ cấp hưu trí được lưu giữ không quá 99 năm kể từ khi bắt đầu việc làm;
• bất kỳ dữ liệu cá nhân nào thu thập như một phần của việc kiểm tra dựa vào danh sách các chế tài công khai hoặc do chính phủ ban hành và các nguồn truyền thông được lưu giữ không quá 15 năm sau khi chúng được thu thập lần đầu;
• tên, ngày, giờ và điểm tiếp cận cho tất cả các cá nhân đi vào cơ sở Shell được giữ trong 3 năm kể từ mỗi lần tiếp cận;
• trong trường hợp cá nhân đã bị sa thải hoặc bị chấm dứt hợp đồng do hành vi sai trái nghiêm trọng, bao gồm vi phạm Quy tắc Cứu Sinh của Shell hoặc vi phạm Quy tắc Ứng xử của Shell thì thông tin đó được lưu giữ lên đến 30 năm sau khi chấm dứt.

Trong mọi trường hợp, thông tin có thể được lưu giữ trong (a) thời gian dài hơn nếu có lý do pháp lý hoặc quy định để thực hiện điều này (trong trường hợp đó thông tin sẽ được xóa sau khi không còn yêu cầu cho mục đích pháp lý hoặc quy định) hoặc (b) thời gian ngắn hơn nếu bạn phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân và không còn có mục đích kinh doanh hợp pháp để lưu giữ nữa.

Các quyền của bạn và cách thực hiện những quyền đó.

Các quyền của bạn liên quan đến dữ liệu cá nhân của bạn

Chúng tôi cố gắng lưu giữ thông tin về bạn chính xác nhất có thể. Bạn có thể yêu cầu:

• truy cập vào dữ liệu cá nhân của bạn;
• sửa chữa hoặc xóa dữ liệu cá nhân của bạn (nhưng chỉ khi chúng không còn cần thiết cho mục đích kinh doanh hợp pháp);
• rằng việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn được hạn chế; và/hoặc
• rằng bạn nhận dữ liệu cá nhân mà bạn đã cung cấp cho Shell theo hình thức có kết cấu, kỹ thuật số sẽ được truyền đến một bên khác, nếu điều này khả thi về mặt kỹ thuật.

Đối với những người được phép truy cập vào nội dung Nhân Sự trực tuyến, bạn có thể truy cập vào dữ liệu cá nhân của mình thông qua: https://hronline.shell.com/.

Ngoài ra, vui lòng liên hệ với cố vấn Nhân Sự địa phương của bạn. Nếu bạn là nhà thầu, bạn cần trao đổi với công ty/đại lý ký hợp đồng/tuyển dụng bên ngoài của bạn. Đối với nhân viên cũ hoặc người phụ thuộc, vui lòng liên hệ với privacy-office-SI@shell.com.

Bạn có thể liên hệ với ai nếu bạn có thắc mắc, quan tâm hoặc khiếu nại về dữ liệu cá nhân của mình?

Nếu bạn có bất kỳ vấn đề, thắc mắc hoặc khiếu nại nào liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình, vui lòng liên hệ tại DPO-VN@shell.com hoặc bạn có thể liên hệ Privacy-Office-SI@shell.com.

Bạn cũng có thể liên hệ với Giám Đốc về Quyền Riêng Tư của Tập đoàn Shell tại Shell International B.V. The Hague, Hà Lan – Đăng ký Thương mại, số 27155369 Thư từ: PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Nếu bạn không hài lòng với việc Shell xử lý dữ liệu cá nhân của mình, thì bạn có quyền nộp đơn khiếu nại lên Cơ quan Bảo vệ Dữ liệu Hà Lan có địa chỉ là Prins Clauslaan 60, 2595 AJ The Hague, Hà Lan. Vui lòng truy cập trang https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en để biết thêm thông tin.

Thông báo về Quyền riêng tư này được cập nhật theo thời gian.

Những thay đổi về Thông báo về quyền riêng tư này

Thông báo về quyền riêng tư này có thể được thay đổi theo thời gian. Bạn nên thường xuyên xem lại Thông báo về quyền riêng tư này để biết những thay đổi có thể xảy ra. Thông báo về quyền riêng tư này được cập nhật lần cuối vào tháng 12 năm 2021.