Nhân viên, nhà thầu hoặc người phụ thuộc hiện tại hoặc trước đây của Shell

Thông báo về quyền riêng tư này bao gồm những thông tin nào?

Mỗi cá nhân trong tập đoàn Shell (‘Shell’ hoặc ‘chúng tôi’) chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhau cũng như của khách hàng, đối tác kinh doanh và nhà cung cấp của chúng tôi.

Thông báo về quyền riêng tư này cung cấp thông tin về dữ liệu cá nhân do Shell xử lý liên quan đến những người hiện là hoặc đã là nhân viên, người thực tập hay nhà thầu cũng như người phụ thuộc của nhân viên Shell ("Nhân viên Shell"). Đối với Nhân viên Shell mà cũng là khách hàng bán lẻ hoặc người dùng ứng dụng hoặc trang web của Shell ở bất kỳ vị trí nào khác ngoài Nhân viên Shell, vui lòng tham khảo thông báo về quyền riêng tư liên quan trên trang www.shell.com. Đối với những ứng viên xin việc, hoặc tham gia sự kiện tuyển dụng hoặc thực hiện đánh giá với Shell, vui lòng xem Thông báo về quyền riêng tư - Tuyển dụng trên trang www.shell.com/careers.

Thông báo về quyền riêng tư này luôn tuân theo luật pháp hiện hành của địa phương.

Thông báo về quyền riêng tư này giải thích về những dữ liệu cá nhân nào được xử lý, nhằm mục đích gì, khoảng thời gian mà chúng tôi lưu giữ dữ liệu cá nhân, cách tiếp cận và cập nhật dữ liệu cá nhân của bạn và nơi cần liên lạc để tìm hiểu thêm thông tin.

Cũng như Thông báo về quyền riêng tư này, các thông báo về quyền riêng tư khác giải thích cách chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến quy trình nhân sự cụ thể (như các chương trình Open Resourcing, OneHealth IT và International Mobility) cũng như các thông báo về quyền riêng tư của địa phương của các quốc gia mà chúng tôi hoạt động để thể hiện các thông lệ địa phương và các yêu cầu pháp lý.

Chúng tôi xử lý những dữ liệu cá nhân nào?

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân cần thiết để quản lý mối quan hệ việc làm, tuyển dụng nhà thầu và nhân viên thực tập và cung cấp phúc lợi cho những người phụ thuộc nhất định của nhân viên Shell.

Điều này bao gồm thông tin liên lạc nhà ở cá nhân, ngày sinh, tình trạng hôn nhân, thông tin về bảng lương và tài khoản ngân hàng, thông tin tiền lương và phúc lợi bao gồm thông tin về người thụ hưởng, liên lạc khẩn cấp, thông tin về hiệu quả làm việc và bất kỳ thông tin nào khác cần thiết để quản lý mối quan hệ công việc, để tuyển dụng nhà thầu và để cung cấp phúc lợi cho người phụ thuộc nhất định của nhân viên Shell (như những người phụ thuộc đi cùng nhân viên Shell khi họ được phân công công việc ở nước ngoài).

Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Chúng tôi cũng xử lý một số nhóm dữ liệu cá nhân đặc biệt (’dữ liệu cá nhân nhạy cảm’) như dữ liệu về tình trạng sức khỏe của cá nhân, nguồn gốc chủng tộc hoặc sắc tộc của họ, tín ngưỡng tôn giáo hoặc triết học, định hướng giới tính, ý kiến chính trị và thành viên nghiệp đoàn chỉ khi cần thiết để tuân theo luật pháp về việc làm và an sinh xà hội, nếu cần có ý kiến tư vấn y khoa và hỗ trợ, bảo vệ quyền lợi quan trọng của cá nhân (như trong trường hợp khẩn cấp), nếu cần vì lý do sức khỏe cộng đồng hoặc nếu cá nhân cho phép rõ ràng.

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn nhằm mục đích gì?

Chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn:

để đáp ứng nghĩa vụ của chúng tôi tuân theo pháp luật pháp và quy định địa phương;
đối với các quyền lợi kinh doanh hợp pháp (ví dụ như quản lý hiệu quả làm việc để đảm bảo rằng chúng tôi có đội ngũ nhân sự có năng lực và kỹ năng hoặc nhằm mục đích sức khỏe, an toàn và an ninh để đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập vào các trang hoặc tài sản nhất định); hoặc
nếu chúng tôi có sự đồng ý rõ ràng của bạn.

Xin lưu ý rằng theo nguyên tắc chung, Shell không yêu cầu hoặc dựa vào sự đồng ý của Nhân viên Shell để xử lý dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, có những trường hợp giới hạn cần phải có sự đồng ý như theo yêu cầu của luật pháp hiện hành của địa phương bao gồm để xử lý dữ liệu cá nhân ‘nhạy cảm’.

Dữ liệu cá nhân yêu cầu từ Nhân viên Shell là yêu cầu tối thiểu để đáp ứng các yêu cầu pháp lý và/hoặc hợp đồng và tạo cơ hội tham gia các chương trình hoặc để cung cấp phúc lợi. Không cung cấp thông tin theo yêu cầu của chúng tôi có thể có ảnh hưởng xấu đến khả năng duy trì công việc, thực tập hoặc tham gia là nhà thầu hoặc tham gia chương trình hoặc nhận phúc lợi.

Trong những trường hợp mà việc xử lý dữ liệu dựa trên sự đồng ý, và tuân theo luật pháp hiện hành của địa phương quy định khác, bạn có quyền hủy bỏ quyết định đồng ý vào bất kỳ lúc nào. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của việc xử lý trước khi có quyết định hủy bỏ đồng ý. Tuy nhiên việc hủy bỏ ý kiến đồng ý có thể có ảnh hưởng xấu đến khả năng được làm việc hoặc được tuyển dụng hoặc tham gia chương trình hoặc nhận phúc lợi.

Theo dõi

Mọi hoạt động trên thiết bị của Shell IT và/hoặc khi kết nối với mạng lưới Shell IT có thể được theo dõi nhằm mục đích kinh doanh hợp pháp. Để biết thêm thông tin, xem hướng dẫn sử dụng cá nhân http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Tất cả Nhân viên Shell đều có thẻ ra vào, cho phép Shell ghi chép ngày, giờ và điểm tiếp cận của cá nhân trong cơ sở và tài sản của Shell. Dữ liệu từ truy cập và hệ thống an ninh được sử dụng:

nhằm mục đích sức khỏe, an toàn và an ninh, nhất là bảo vệ tài sản của Shell, Nhân viên Shell và khách liên hệ công tác đến cơ sở của Shell;
tuân theo các yêu cầu pháp lý và điều tiết, nhất là nếu có yêu cầu pháp lý địa phương cung cấp thông tin cho cơ quan chính phủ/quản lý;
theo dõi (trên cơ sở tổng hợp) số lượng người ra vào và làm việc tại cơ sở của Shell để lập kế hoạch nhân sự và bất động sản; và
chỉ trong trường hợp nhà thầu (không phải nhân viên Shell) ngày giờ ra vào cơ sở Shell được sử dụng để quản lý và kiểm soát tài chính.

Hầu hết các cơ sở và tài sản được trang bị với camera giám sát (CCTV). Nếu có camera giám sát, họ sẽ được nhận biết. Camera giám sát được sử dụng để theo dõi sức khỏe, an toàn và an ninh nhất là để bảo vệ tài sản Shell, nhân viên Shell và khách ra vào cơ sở Shell. Mọi hình ảnh được xóa thường xuyên trừ khi có sự cố về sức khỏe, an toàn hoặc an ninh, hoạt động nghi ngờ hoặc thực tế vi phạm, những hình ảnh này có thể được nhóm điều tra nội bộ Shell và bên ngoài xem xét nếu cơ quan thi hành pháp luật hoặc cơ quan chính quyền khác yêu cầu hoặc cho phép.

Kiểm tra

Nhằm tuân theo các nghĩa vụ pháp lý và điều tiết, bảo vệ tài sản và nhân viên/nhà thầu của Shell và nhất là đảm bảo rằng Shell có thể tuân theo luật pháp về quản lý giao dịch, chống rửa tiền và/hoặc hối lộ và tham nhũng và các yêu cầu quy định khác, chúng tôi tiến hành kiểm tra định kỳ mọi nhân viên và nhà thầu. Việc kiểm tra này được thực hiện theo danh sách các chế tài công khai hoặc do chính phủ ban hành và so sánh với thông tin về bạn mà Shell lưu giữ (ví dụ như từ sổ đăng ký Mâu thuẫn về lợi ích – xem ở đây để biết thêm thông tin). Bất kỳ dữ liệu cá nhân nào được thu thập qua quy trình kiểm tra sẽ không là cơ sở để có quyết định tự động về sự phù hợp có thể tiếp tục làm việc, thực tập hoặc tham gia là nhà thầu.

Ai chịu trách nhiệm về các dữ liệu cá nhân được thu thập?

Công ty Shell Việt Nam TNHH cùng với công ty tuyển dụng của bạn (hoặc công ty tuyển dụng ng của nhân viên Shell trong trường hợp người phụ thuộc) một mình hoặc kết hợp với các công ty liên kết trong tập đoàn Shell.

Trong trường hợp nhà thầu riêng lẻ, công ty trong Tập đoàn Shell một mình hoặc cùng với các công ty liên kết trong tập đoàn Shell ký hợp đồng sử dụng dịch vụ của bạn và công ty/đại lý ký hợp đồng/tuyển dụng bên ngoài của bạn.

Chúng tôi sẽ chia sẻ dữ liệu cá nhân với ai?

Dữ liệu cá nhân của bạn được xử lý chỉ nhằm mục đích nói trên (hoặc cho mục đích thứ hai khi có liên quan chặt chẽ ví dụ như lưu trữ thông tin) và sẽ chỉ được chia sẻ trên cơ sở thật sự cần biết:

Các công ty khác trong tập đoàn Shell, bao gồm những công ty có thể nằm ngoài địa điểm của bạn và Khu Vực Kinh Tế Châu Âu ("EEA");
Các đại lý bên thứ ba được ủy quyền, nhà cung cấp dịch vụ và/hoặc nhà thầu phụ của Shell;
Nhà chức trách công có thẩm quyền, chính phủ, cơ quan nhà nước hoặc cơ quan chính phủ cần tuân theo nghĩa vụ pháp lý hoặc điều tiết mà công ty/các công ty Shell có liên quan chịu ảnh hưởng hoặc theo luật pháp hiện hành cho phép.

Chuyển dữ liệu cá nhân

Nếu dữ liệu cá nhân được chuyển đến các công ty trong Tập đoàn Shell và/hoặc các bên thứ ba được ủy quyền, các nhà cung cấp dịch vụ và/hoặc nhà thầu phụ nằm ngoài địa điểm của bạn, chúng tôi áp dụng các biện pháp tổ chức, hợp đồng và pháp lý để đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của bạn được xử lý riêng biệt cho các mục đích nói trên và các mức bảo vệ thích hợp được áp dụng để bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn. Những biện pháp này bao gồm Quy tắc ràng buộc doanh nghiệp để chuyển dữ liệu giữa Tập đoàn Shell và Ủy Ban Châu Âu, cơ cấu chuyển dữ liệu được chấp thuận để chuyển sang các bên thứ ba tại các quốc gia không được xem là có đầy đủ biện pháp bảo vệ dữ liệu đầy đủ cũng như bất kỳ yêu cầu pháp lý nào khác. Bạn có thể yêu cầu một bản sao các thông tin này bằng cách liên hệ DPO-VN@shell.com hoặc privacy-office-SI@shell.com.

An ninh dữ liệu cá nhân

Do tính chất của Tập đoàn Shell, dữ liệu cá nhân của bạn và của người phụ thuộc của bạn có thể được chuyển sang các quốc gia nằm ngoài vị trí của bạn. Nếu điều đó xảy ra, chúng tôi thực hiện các bước để đảm bảo rằng quyền riêng tư của bạn và của những người phụ thuộc của bạn tiếp tục được bảo vệ phù hợp với các Quy tắc ràng buộc doanh nghiệp của Shell và luật pháp hiện hành.

Chúng tôi đã áp dụng kỹ thuật và các chính sách nhằm mục tiêu bảo vệ sự riêng tư của bạn không bị truy cập trái phép và sử dụng không đúng cách và sẽ cập nhật những biện pháp này khi có công nghệ mới, nếu thích hợp.

Bạn lưu giữ các dữ liệu cá nhân trong bao lâu?

Mọi thông tin, bao gồm dữ liệu cá nhân được quản lý phù hợp với các tiêu chuẩn của Tập đoàn Shell về thông tin và Quản lý hồ sơ và được xóa bỏ an toàn khi không còn yêu cầu vì mục đích kinh doanh hợp pháp hoặc vì mục đích pháp lý/quản lý.

Trừ một số trường hợp cần thiết để tuân theo các yêu cầu pháp luật của địa phương:

thông tin có trong hồ sơ nhân sự được lưu giữ không quá 10 năm sau khi chấm dứt việc làm của bạn;
thông tin liên quan đến phúc lợi hưu trí được lưu giữ không quá 99 năm từ khi bắt đầu công việc;
bất kỳ dữ liệu cá nhân nào được thu thập như là một phần trong quy trình kiểm tra theo danh sách các chế tài công khai hoặc do chính phủ ban hành và nguồn truyền thông được lưu giữ không quá 15 năm sau khi được thu thập lần đầu tiên.
tên, ngày, giờ và các điểm tiếp cận của tất cả những người ra vào cơ sở Shell được lưu giữ trong 3 năm kể từ mỗi lần tiếp cận;
nếu cá nhân bị sa thải hoặc hợp đồng của họ bị chấm dứt do vi phạm nghiêm trọng, bao gồm vi phạm các Shell Life Saving Rules hoặc vi phạm Bộ quy tắc ứng xử Shell, thông tin đó được lưu giữ trong tối đa 30 năm sau khi chấm dứt.

Trong mọi trường hợp, thông tin có thể được lưu giữ trong a) thời gian dài hơn nếu có lý do pháp lý hoặc quản lý để thực hiện điều này (trong trường hợp mà dữ liệu sẽ được xóa sau khi không còn yêu cầu cho mục đích pháp lý hoặc quản lý) hoặc b) thời gian ngắn hơn mà người phụ thuộc của bạn phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân và không còn có mục đích hợp pháp để lưu giữ nữa.

Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin ở đây về quản lý Hồ sơ Tập đoàn Shell bao gồm các thay đổi của địa phương:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Làm thế nào tôi có thể truy cập vào dữ liệu cá nhân của tôi?

Chúng tôi lưu giữ thông tin về bạn chính xác nhất có thể. Bạn có thể truy cập vào dữ liệu cá nhân của mình, yêu cầu chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân (nhưng chỉ khi không còn được yêu cầu nhằm mục đích kinh doanh hợp pháp) và yêu cầu giới hạn xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Đối với những người được phép truy cập vào nội dung Nhân sự trực tuyến, bạn có thể truy cập vào dữ liệu cá nhân của mình qua:

https://hronline.shell.com/

Hoặc, vui lòng liên hệ nhân viên tư vấn Nhân sự tại địa phương của bạn. Nếu bạn là nhà thầu, bạn cần trao đổi với công ty/đại lý ký hợp đồng/tuyển dụng bên ngoài của bạn.

Tôi có thể liên hệ với ai để biết thêm thông tin?

Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin trên trang chủ Quyền riêng tư về dữ liệu:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Nếu bạn có bất kỳ vấn đề, yêu cầu hoặc khiếu nại nào về việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn, vui lòng liên hệ chúng tôi tại địa chỉ DPO-VN@shell.com hoặc Privacy-Office-SI@shell.com hoặc Công ty Shell Việt Nam TNHH tại Lầu 7, Số 39, đường Lê Duẫn, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam hoặc Quản lý về sự riêng tư của Tâp đoàn Shell tại Shell International B.V. The Hague, The Netherlands - Đăng ký thương mại số 27155369 Thư từ: [11] PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Nếu bạn không hài lòng với việc Shell xử lý dữ liệu cá nhân của mình, thì bạn có quyền nộp đơn khiếu nại lên cơ quan bảo vệ dữ liệu của chính bạn hoặc lên cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn chi tiết liên lạc, nếu có thể, ngay khi có yêu cầu bằng cách liên hệ DPO-VN@shell.com hoặc Privacy-Office-SI@shell.com.